« Mon usine chinoise a déjà toutes les certifications, je n'ai rien à faire. »
C'est la phrase qui coûte le plus cher aux marques françaises qui se lancent dans la fabrication cosmétique à façon en Asie. Un certificat ISO 22716 accroché dans le hall d'une usine de Guangzhou ne transfère aucune responsabilité juridique à l'usine : sous le Règlement (CE) n° 1223/2009, la responsabilité d'un produit cosmétique mis sur le marché européen incombe à une Personne Responsable établie dans l'Union. Si vous êtes la marque, cette personne, c'est vous.
Ce guide n'est pas écrit pour un fabricant chinois qui veut exporter. Il est écrit pour vous, acheteur, importateur ou fondateur de marque, qui vous apprêtez à confier une formule à un sous-traitant asiatique et qui devez savoir exactement ce que vous devrez produire, signer et conserver avant que le premier flacon touche une étagère française.
Deux grammaires réglementaires radicalement différentes
La première erreur consiste à croire que l'Europe et les États-Unis fonctionnent sur le même modèle. Ce n'est pas le cas.
Le point clé à retenir : l'Europe documente avant, les États-Unis documentent pour pouvoir répondre après. Un dossier construit pour le marché américain ne couvre généralement pas 30 % de ce qu'exige le marché européen.
Première décision : qui sera votre Personne Responsable ?
Avant même de parler formule, posez cette question. Sans Personne Responsable identifiée et acceptante, aucune notification CPNP n'est possible, et donc aucune mise sur le marché légale dans l'Union.
Trois options s'offrent à vous :
- Votre propre société. C'est le cas le plus courant pour une marque française qui importe : votre entreprise est établie dans l'Union, elle peut être Personne Responsable. C'est gratuit, mais vous assumez pleinement la charge documentaire et la responsabilité pénale en cas de manquement.
- Un prestataire tiers. Des sociétés spécialisées (consultants réglementaires, sociétés de « RP as a service ») endossent ce rôle moyennant une redevance annuelle par référence. Utile quand vous n'avez pas de structure européenne ou quand vous lancez un premier test marché.
- Votre façonnier… rarement. La plupart des usines chinoises n'ont pas d'entité juridique dans l'Union et ne peuvent donc pas être Personne Responsable. Méfiez-vous des promesses floues : une « filiale européenne » qui n'est qu'une boîte aux lettres ne protège personne.
Pour un produit importé, le principe est clair : l'importateur est en principe la Personne Responsable, mais il peut mandater par écrit une autre personne établie dans l'Union, qui doit accepter ce mandat par écrit. Ce mandat n'est pas une formalité administrative : il déplace la responsabilité, pas le risque commercial.
⚠️ Piège classique : la Suisse. Un fabricant ou un distributeur suisse n'est pas dans l'Union. Un produit destiné au marché suisse a besoin d'une personne responsable en Suisse ; un produit destiné à l'Union a besoin d'une Personne Responsable dans l'Union. Les deux ne sont pas interchangeables. Même chose pour le Royaume-Uni depuis le Brexit : il faut une UK Responsible Person distincte.
CPNP, DIP et rapport sur la sécurité : la mécanique documentaire
Les six étapes de la notification
Le portail CPNP (Cosmetic Products Notification Portal) est le point de passage obligé. Voici la séquence réelle, dans l'ordre.
Étape 1 — Désigner la Personne Responsable et formaliser le mandat. Sans cela, rien ne démarre.
Étape 2 — Cribler la formule contre les annexes européennes. C'est le travail le plus rentable, car il doit être fait avant la production, pas après. Votre usine doit vous fournir la formule qualitative et quantitative complète, avec les numéros CAS et les noms INCI. Chaque ingrédient est confronté à l'Annexe II (interdites), l'Annexe III (restrictions d'usage et de concentration), l'Annexe IV (colorants autorisés), l'Annexe V (conservateurs autorisés) et l'Annexe VI (filtres UV autorisés).
Étape 3 — Constituer le DIP. Le Dossier d'Information Produit, équivalent français du PIF, comprend la description du produit, la formule, les spécifications matières premières, le mode de fabrication, la preuve des allégations, les données de stabilité, les résultats microbiologiques et le rapport sur la sécurité.
Étape 4 — Faire rédiger le rapport sur la sécurité. Il s'agit de la partie B du CPSR, signée par un évaluateur de la sécurité qualifié (pharmacien, toxicologue, ou diplôme équivalent reconnu). Il s'appuie sur la partie A (données de sécurité) et conclut sur l'innocuité du produit dans ses conditions d'emploi normales et raisonnablement prévisibles.
Étape 5 — Notifier sur le CPNP. Vous transmettez la catégorie de produit, les coordonnées de la Personne Responsable, la formule-cadre, l'identification des nanomatériaux et, le cas échéant, la présence de substances CMR. La notification est une déclaration, pas une approbation : personne à Bruxelles ne valide votre formule. Vous portez seul la responsabilité de son exactitude.
Étape 6 — Gérer les cas particuliers. Nanomatériaux : notification séparée, avec des délais supplémentaires à prévoir. Substances CMR relevant des catégories 1A, 1B ou 2 : usage possible uniquement après dérogation et évaluation spécifique de sécurité par le CSSC.
Combien de temps ? Comptez en général 1 à 2 semaines pour le criblage formule, 2 à 4 semaines pour le rapport sur la sécurité, quelques jours pour la notification elle-même. Une première mise sur le marché se planifie donc sur 6 à 10 semaines une fois la formule figée.
Ce que la DGCCRF viendra chercher dans votre dossier
En France, deux autorités se partagent le terrain, et la confusion entre les deux est fréquente :
- La DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) contrôle l'étiquetage, la composition, les allégations commerciales et la loyauté de l'information. C'est elle qui verbalise un « sans conservateur » mensonger ou une mention inexacte.
- L'ANSM (Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé) pilote la cosmétovigilance : elle reçoit et analyse les déclarations d'effets indésirables.
Le DIP doit être conservé 10 ans après la mise sur le marché du dernier lot, et être accessible sans délai depuis le territoire de l'État membre concerné. Concrètement : si vous stockez vos dossiers sur un serveur hébergé en Asie avec un accès lent, vous êtes hors conformité. Faites héberger ou au moins miroiter la documentation en Europe.
Le cœur du dispositif, c'est le rapport sur la sécurité : sans lui, aucune notification CPNP n'est recevable.
Autre point que les acheteurs découvrent trop tard : le DIP doit être tenu à jour. Chaque changement de fournisseur de matière première, chaque ajustement de concentration, chaque modification de procédé impose une réévaluation. Un façonnier qui change de source de glycérine sans vous prévenir invalide votre dossier.
Étiquetage : le français n'est pas négociable
C'est ici que se joue la crédibilité d'une marque sur le marché français. L'étiquette doit comporter, de façon indélébile et lisible :
- Le nom et l'adresse de la Personne Responsable
- Le contenu nominal (poids ou volume au moment du conditionnement)
- La date de durabilité minimale (DDM) ou, pour les produits dont la durée dépasse 30 mois, la PAO (période après ouverture, symbole du pot ouvert)
- Le numéro de lot
- La fonction du produit, sauf si elle est évidente
- La liste des ingrédients en nomenclature INCI, par ordre décroissant de concentration
- Les précautions particulières d'emploi
Et la langue ? En France, l'usage du français est imposé pour la présentation et l'étiquetage des produits de consommation par le Code de la consommation et la loi du 4 août 1994 (dite loi Toubon). Une étiquette intégralement en anglais est une non-conformité.
N'oubliez pas les allergènes de parfum. Le dispositif historique des 26 substances a été étendu : le Règlement (UE) 2023/1545 porte la liste des substances étiquetables à plus de 80 entrées, avec des seuils de déclaration bas (généralement 0,001 % pour les produits à rincer et 0,01 % pour les produits sans rinçage). Exigez de votre façonnier la fiche technique complète du parfum, avec la liste des substances soumises à déclaration, avant de lancer l'impression de vos packagings.
Le grand écart des substances : pourquoi une formule « américaine » échoue en Europe
C'est la section la plus utile de ce guide. Voici des écarts réels et structurels entre les deux marchés :
La conséquence pratique est simple et elle va vous faire économiser des mois : concevez la formule selon le standard européen, même si votre premier marché est américain. Le surcoût est marginal, et vous éviterez une reformulation complète — avec sa nouvelle évaluation de sécurité et sa nouvelle notification — le jour où vous traverserez l'Atlantique.
Et si vous visez aussi les États-Unis : MoCRA et l'US Agent
MoCRA (Modernization of Cosmetics Regulation Act), entré en vigueur fin 2022, a profondément changé la donne américaine. Pour une marque française qui fait fabriquer en Chine :
- Enregistrement de l'établissement : chaque site de fabrication ou de conditionnement doit être enregistré auprès de la FDA et renouvelé. Attention, c'est l'usine qui s'enregistre, pas vous. Si votre sous-traitant chinois ne l'a pas fait, vous êtes bloqué.
- Listing des produits : chaque référence doit être déclarée auprès de la FDA avec sa liste d'ingrédients et son étiquette. C'est à la charge du Responsible Person, c'est-à-dire vous, en tant que marque dont le nom figure sur l'étiquette.
- US Agent obligatoire : tout établissement étranger doit désigner un agent américain. Là encore, cette obligation pèse sur le site de production, mais elle doit être vérifiée par vos soins, parce qu'un défaut d'agent bloque l'importation.
- Effets indésirables graves : signalement à la FDA dans un délai court (15 jours ouvrés), avec conservation des dossiers pendant six ans.
- Sécurité non prouvée : la FDA peut exiger le retrait d'un produit si elle estime que la sécurité n'est pas démontrée par le Responsible Person.
Le mot d'ordre américain est substantiation : vous devez être capable de produire, à tout moment, la preuve que vos allégations sont fondées. Ce n'est pas une autorisation préalable, mais c'est une épée de Damoclès permanente.
Checklist de diligence raisonnable en huit points avant de sourcer en Chine
Voici la grille que j'utilise quand j'audite une relation de sous-traitance asiatique pour une marque française.
Le point 6 est celui qui manque le plus souvent dans les contrats. Et c'est celui qui provoque les rappels les plus coûteux.
Budget, délais et quantités : les ordres de grandeur
Sans citer de chiffres qui seraient inventés, voici les repères de marché sur lesquels bâtir un budget réaliste :
- Rapport sur la sécurité / CPSR : de quelques centaines à un ou deux milliers d'euros par référence, selon la complexité de la formule et le profil de l'évaluateur.
- Prestation de Personne Responsable tierce : redevance annuelle par référence ou par gamme, à intégrer dans votre prix de revient.
- Notification CPNP : gratuite en elle-même, mais elle suppose tout le travail documentaire en amont.
- Reformulation d'urgence : c'est le poste qui détruit les marges — comptez la reprise complète des essais de stabilité et du rapport de sécurité.
- MOQ : pour une production destinée à l'export depuis la Chine, les façonniers travaillent le plus souvent sur des séries de 3 000 à 5 000 pièces pour un produit fini, parfois davantage pour les packagings complexes. Les séries plus petites existent mais se paient au prix unitaire.
- Échantillonnage : comptez en général 7 à 15 jours pour recevoir des prototypes sur une formule existante du catalogue usine, plus longtemps sur un développement spécifique.
Un calendrier sain pour une première mise sur le marché européenne : 1 à 2 mois pour le développement et l'échantillonnage, 1 à 2 mois pour la documentation réglementaire, puis la production et le transport maritime.
Questions fréquentes
Faut-il obligatoirement une certification bio pour vendre en France ?
Non. Le CPNP n'impose aucune certification. En revanche, si vous souhaitez afficher COSMOS ou Ecocert, c'est une démarche distincte qui engage à la fois la formule et le site de fabrication, avec des coûts et des délais propres.
La FDA va-t-elle « approuver » mon produit ?
Non. Le système américain repose sur l'enregistrement et le listing, pas sur une approbation préalable des formules. Mais un produit non conforme peut être refusé à l'importation ou retiré du marché.
Mon usine n'a aucune entité en Europe : puis-je quand même vendre en France ?
Oui, à condition que vous soyez la Personne Responsable, ou que vous mandatiez un tiers établi dans l'Union. Le défaut de Personne Responsable est l'un des motifs de retrait les plus courants.
Puis-je écouler la même formule en Europe et aux États-Unis ?
En principe oui, mais les listes de substances, l'étiquetage des allergènes et la gestion des filtres UV diffèrent. La méthode la plus sûre reste de concevoir la formule selon le standard européen, plus strict.
Puis-je utiliser les mots « naturel », « clean », « non toxique » ?
Vous pouvez les employer s'ils sont fondés et s'ils ne créent pas de confusion. Le Règlement (UE) n° 655/2013 fixe six critères communs — conformité légale, véracité, preuve, sincérité, équité, prise de décision éclairée. Toute allégation comparative du type « sans paraben » alors que le paraben est de toute façon interdit est considérée comme trompeuse : c'est la fameuse interdiction de dénigrer une substance interdite.
QuickOEM : sécuriser un sourcing chinois sans refaire le monde
Le sourcing en Chine reste, pour une marque française, un levier de compétitivité décisif : accès à des capacités de formulation avancées, à des packagings sophistiqués et à des coûts unitaires qui permettent de tenir un positionnement en grande distribution, en pharmacie ou sur Amazon.fr. Mais ce levier ne produit de la valeur que si la conformité est conçue en amont, pas rafistolée en aval.
QuickOEM met en relation les marques et les acheteurs internationaux avec un réseau de plus de 500 usines chinoises de premier plan, présélectionnées selon des critères qui collent aux exigences européennes :
- Expérience export : usines capables de fournir une documentation INCI complète et d'accompagner une notification CPNP.
- Capacité de criblage réglementaire : vérification de la formule contre les annexes européennes avant le lancement en production.
- Accompagnement Personne Responsable : orientation vers des prestataires tiers crédibles, sans fausse promesse de « filiale européenne ».
- Documentation prête pour le DIP : FDS, COA, stabilité, microbiologie, traçabilité des lots.
- Quantités et délais : séries adaptées aux marques en lancement comme aux volumes de réassort, cycles d'échantillonnage courts.
Le principe de fonctionnement est simple : vous décrivez votre cahier des charges et votre marché cible, la plateforme identifie les façonniers réellement capables de le servir, et vous recevez une short list accompagnée des éléments de conformité vérifiables.
Pour aller plus loin et obtenir une short list d'usines qualifiées pour le marché français et européen : www.quickoem.com
Contenu à visée informative, fondé sur le Règlement (CE) n° 1223/2009, le Règlement (UE) n° 655/2013, le Règlement (UE) 2023/1545 et le MoCRA. Les ordres de grandeur de coûts et de délais sont des repères de marché et ne constituent pas un engagement contractuel. Chaque mise sur le marché doit être validée par un professionnel de la réglementation.